Tìm hiểu quy cách thiết kế phong bì thư
Phong bì thư là gì? Thiết kế phong bì thư như thế nào?
Phong bì thư là một bao bì phổ biến, thường được làm bằng vật liệu như giấy hoặc các tông. Nó được thiết kế để chứa một đối tượng mỏng, phẳng chẳng hạn như một lá thư hoặc một tệp tài liệu.
Phong bì thư truyền thống được làm từ các giấy thường là một trong ba hình dạng: hình thoi, hình gấp chéo, hoặc cánh diều. Tạo phong bì thư bằng cách bằng cách gấp tai giấy phong bì tạo thành hình chữ nhật quanh một khu vực trung tâm. Theo cách này, hình chữ nhật được hình thành với một sự sắp xếp của bốn cánh tai giấy xung quanh.
Người ta thường thiết kế phong bì thư trên phần mềm CorelDRAW hoặc Illustrator.
Cấu trúc thiết kế phong bì thư
 |
|
Các kiểu phong bì thư và cách nhận biết
Các kiểu phong bì điển hình thường phân biệt qua nắp đậy phong bì
- Nắp phong bì thương mại thường là cạnh nhọn, góc tròn nông.
- Phong bì túi nắp có hình chữ nhật cạnh tròn.
- Phong bì vuông hoặc hình chữ nhật với các cạnh thẳng và góc không tròn.
- Phong bì bưu chính nắp hình tam giác với một góc nhọn hoặc hơi tròn.
Các kích thước phong bì thư:
Kích thước tiêu chuẩn quốc tế của phong bì thư: chiều cao x chiều rộng (đơn vị mm)
| Kiểu PB | Kích thước | Phù hợp với khổ giấy |
| DL | 110 × 220 | 1/3 A4 (dùng cho giấy A4 gấp 3 theo chiều ngang) |
| C7/C6 | 81 x 162 | 1/3 A5 (dùng cho giấy A5 gấp 3 theo chiều ngang) |
| C6 | 114 × 162 | A6 (hoặc giấy A4 gấp làm tư) |
| C6/C5 | 114 × 229 | 1/3 A4 (dùng cho giấy A4 gấp 3 theo chiều ngang nhưng to hơn khổ DL) |
| C5 | 162 × 229 | A5 (hoặc A4 gấp đôi) nên cũng còn được gọi là phong bì A5 |
| C4 | 229 × 324 | A4 (đựng nguyên tờ A4, nên cũng được gọi là phong bì A4) |
| C3 | 324 × 458 | A3 (đựng nguyên tờ A3, nên cũng được gọi là phong bì A3) |
| B6 | 125 × 176 | C6 |
| B5 | 176 × 250 | C5 |
| B4 | 250 × 353 | C4 |
| E3 | 280 × 400 | B4 |
Khổ Bắc Mỹ
| Kiểu PB | Kích thước tính bằng inch | Kích thước tính bằng mm |
| A2 | (4 3/8 × 5 3/4 inch) | 110.3 × 44.9mm |
| A6 | 4 3/8 × 5 3/4 inch | 119.7 × 163.8mm |
| A7 | 5 1/4 × 7 1/4 inch | 132.3 × 182.7mm |
| No. 6¾ | 3 5/8 × 6 1/2 inch | 92.1 × 165.1mm |
| No. 9 | 3 7/8 × 8 7/8 inch | 98.5 × 225.5mm |
| No. 10 | 4 1/8 × 9 1/2 inch | 104.0 × 239.4mm |
| No. 11 | 4 1/5 × 10 3/8 inch | 114.3 × 263.5mm |
| No. 12 | 4 3/4 × 11 inch | 120.7 × 279.4mm |
| No. 14 | 5 × 11 1/2 inch | 127.0 × 292.1mm |
Loại A4
Là loại phong bì thường dùng để đựng giấy A4 nên gọi là phong bì A4. Kích thước thật của nó là 25 x 34cm (tuỳ theo từng nơi sản xuất mà kích thước cũng có khác nhau chút đỉnh nhưng nhìn chung là không hơn kém nhiều so với kích thước nêu trên)
Loại A5
Loại to có kích thước 18 x 24cm và loại bình thường là : 16 x 23cm (thường dùng để đựng giấy A5). Loại phổ thông: Kích thước 12 x 22cm…
Giấy để làm phong bì thư
Bình thường có các loại giấy Offset trắng hoặc giấy Couché với các định lượng 70g/m2; 80g/m2; 100g/m2; 120g/m2 và 150g/m2. (định lượng càng cao giấy càng dầy)
Sang trọng thì có loại giấy Galgo hay Kitsu với nhiều định lượng khác nhau và mầu sắc đa dạng chứ không chỉ có một mầu trắng như giấy Opset và giấy Couché.
Thông tin thể hiện trên phong bì thư
Phong bì thư phổ thông thường được trình bày hết sức đơn giản. Nếu là một phong bì thể hiện hệ thống nhận diện thương hiệu thì trên phong bì cần có đầy đủ các thông tin và dấu hiệu nhận diện của thương hiệu hay tổ chức mà nó là đại diện như
- Tên công ty
- Logo
- Slogan (nếu có)
- Thông tin liên lạc
- Hình trang trí hay logo chìm
Lưu ý khi trình bày các thông tin trên mặt trước phong bì thư
Mặt trước phong bì tối thiểu phải có các thông tin sau:
- Tên công ty và logo
- Tên người – đơn vị nhận thư
Logo nên đặt phía trên bên trái của phong bì, vì theo thói quen đọc và viết đây là vị trí được mọi người nhìn tới đầu tiên, do đó logo sẽ được quan sát thấy ngay khi người cầm phong bì xem xét nó. Tránh việc trình bày vào góc trên bên phải vì theo thông lệ, góc đó được sử dụng để dán tem thư.
Thông tin người – đơn vị nhận thư có thể được trình bày theo 3 cách
- Viết tay trên mặt phong bì
- Dán nhãn in sẵn
- Trình bày trên thư bên trong, thông qua cửa sổ trong trên phong bì.
Đối với thư viết địa chỉ bằng tay, cần có phần để viết địa chỉ của người – đơn vị nhận thư, thường được bài trí ở bên dưới góc phải của phong bì. Phần này được bài trí thành 3 dòng. Các dòng nên sắp xếp hợp lý, tránh sát nhau quá hay xa nhau quá. Các dòng này cần được dóng hàng hợp lý với các thành phần thông tin hay bài trí khác trên mặt phong bì để tạo thành một tổng thể thiết kế hoàn chỉnh, tránh việc đặt tùy tiện hay để nhiều dòng quá.
Đối với kiểu dán nhãn in sẵn thì không cần phải đặt các dòng để viết tên và địa chỉ của người nhận thư.
Đối với dạng phong bì có cửa sổ trong khi thiết kế cần tính toán sao cho việc gấp thư đặt bên trong sẽ thấy được tên và địa chỉ người nhận ở thư để ở bên trong phong bì.
Về địa chỉ của công ty – tổ chức
Đây là một thông tin bắt buộc phải có. Nó phục vụ cho cả yêu cầu bưu chính lẫn yêu cầu quảng bá cho thương hiệu.
Đối với yêu cầu bưu chính thì trong trường hợp không thể gửi tới tay người hay tổ chức được gửi thì bưu chính cần gửi trả lại thư cho người hay tổ chức đã gửi; do vậy địa chỉ là thông tin cần phải có để bưu chính có thể hoàn lại thư trong trường hợp đó.
Khi công ty có nhiều chi nhánh hay văn phòng đại diện
Một lưu ý nữa về phần địa chỉ là nếu công ty hay tổ chức có quy mô lớn với nhiều văn phòng hay chi nhánh đại diện thì thư của đơn vị, văn phòng, chi nhánh nào thì phải đề địa chỉ của nơi đó, tránh việc đề địa chỉ chung chung vì có trả lại được thư tới tổng công ty, tổng chi nhánh thì cũng khó để biết nó thuộc nơi nào để gửi trả lại. Việc này sẽ ảnh hưởng không tốt tới tiến độ công việc.
Xét trên góc độ quảng bá thương hiệu
Việc hiện diện đầy đủ và chi tiết thông tin và địa chỉ liên lạc sẽ đạt được 2 mục đích: thứ nhất khẳng định được đây là một đơn vị, một công ty, một thương hiệu nghiêm túc; sẵn sàng liên lạc để trao đổi công việc. Thứ hai, người có nhu cầu có thể luôn tìm thấy địa chỉ để liên lạc với công ty, tổ chức.
Thông tin địa chỉ cần trình bày rõ ràng, mạch lạc. Cần lưu ý về tính đồng bộ trong cách viết thông tin, ví dụ đã viết Địa chỉ thì nên viết Điện thoại, tránh dùng từ kiểu nửa Việt nửa Anh như là Tel….
Các yếu tố trang trí trên phong bì thư
Về hình trang trí trên phong bì, có thể là các dải mầu, hay hình ảnh trang trí đơn thuần, có thể là hình logo chìm, hay hình ảnh gợi tới thương hiệu. Thường thì màu sắc luôn có tính đồng bộ hay gần gũi với tông màu chủ đạo của thương hiệu.
Màu sắc và họa tiết trên phong bì là sự nhắc lại từ logo thương hiệu
Tuy nhiên các yếu tố trang trí này luôn ở vị thế thứ yếu so với cac thông tin được liệt kê ở phần trên; chúng chỉ góp phần làm phong phú thêm cho bố cục, nhưng không bao giờ được phép tranh chấp sự chú ý của người xem với các thông tin chính.
GiangPM